Comment organiser une reprise d’activité ?
Après un mois de mesures de confinement strict à Shanghai (Chine), l'urgence épidémique a été pour partie levée. Le gouvernement encourage désormais les entreprises à reprendre leurs activités.
Afin de faciliter ce retour au travail, la Commission Municipale de l'Economie et des Technologies de l'Information a publié le 3 mai 2022, la deuxième édition des Directives relatives à la prévention et au contrôle des épidémies pour les entreprises industrielles de Shanghai.
Conditions et modalités de la reprise du travail et de la production à Shanghai
Actuellement, cinq catégories d'entreprises peuvent reprendre le travail. Celles étant essentielles au fonctionnement régulier de la ville, aux fournitures anti-pandémie, à l'assurance des fonctions critiques, à la fabrication continue et aux infrastructures de soutien. Le gouvernement local apporte également un soutien total aux grandes entreprises de la chaîne industrielle ayant une influence majeure sur le delta du Yangtze et les chaînes industrielles et d'approvisionnement nationales.
Selon la situation sanitaire, les sites de construction sont classés en trois catégories : rouge, jaune et vert, dans lesquels sont appliquées différentes mesures de contrôle, les sites rouges étant les plus stricts et les sites verts les moins stricts.
Les zones rouges font l'objet d'une surveillance accrue, avec une gestion complète du confinement. Les zones d'habitation, de bureaux et de construction sont isolées, et les déplacements ne sont autorisés que pour le personnel chargé de livrer les fournitures. L'ensemble des sites sont désinfectés et stérilisés toutes les six heures.
Les zones jaunes doivent organiser les opérations en fonction des équipes et minimiser l'interaction du personnel.
Les zones vertes autorisent les employés à se relayer sous étroite surveillance. Ils doivent fournir des résultats négatifs au test PCR de moins de 48 heures ou présenter le "code de retour au travail" à l'entrée du site, en plus de passer un autotest antigénique. Les employés, doivent subir un isolement de deux jours avant de pouvoir reprendre le travail.
Comment demander la reprise du travail et de la production à Shanghai ?
Le processus de reprise du travail comporte cinq étapes : la préparation, la demande, l'inspection, la notification de la reprise du travail et la reprise du travail et de la production.
- Les entreprises doivent préparer le personnel ainsi que les conditions de vie pour la reprise, conformément aux lignes directrices, en élaborant un plan de prévention et de contrôle du COVID-19.
- Après avoir reçu les demandes des entreprises, l'autorité en charge procédera à une série d'évaluations concernant la mise en œuvre de la responsabilité principale, la gestion de la classification des locaux, la gestion des employés, la gestion de la logistique et le stock de matériel anti-pandémie, ainsi qu'un plan d'intervention d'urgence.
- Une fois approuvées, les entreprises seront inscrites sur la liste blanche pour la reprise du travail et de la production.
Les entreprises qui demandent la reprise du travail doivent appliquer strictement la politique "une entreprise, un plan" de prévention et de contrôle de la pandémie, en soumettant leur plan au district, à la rue, à la ville ou au parc industriel concerné. La durée de la procédure dépend de la situation spécifique de l'examen.
Afin de renforcer la gestion de la santé du personnel, la ville a lancé un « Pass électronique pour les travailleurs retournant au travail » (复工复产人员返岗电子通行证) sur la page de Suishenma ( 随申码), mettant en place un QR code intégrant plusieurs informations. Les employés figurant sur les listes blanches peuvent notamment demander un laissez-passer électronique en cas d’absence de cas positifs là où ils résident dans les sept derniers jours.
Des laissez-passer seront délivrés pour la circulation des véhicules de transport de marchandises, et un laissez-passer numérique sur l’application Suishenban (随申办).
Lorsque le code de santé du conducteur et du passager passe au jaune ou au rouge, ou que les résultats du test PCR dépassent les 48 heures de validité, le laissez-passer devient immédiatement invalide et une nouvelle demande est nécessaire.
Les entreprises sont responsables de la bonne gestion et de l'utilisation des laissez-passer. En cas d'infraction, elles seront inscrites sur une liste noire, notifiées et sanctionnées en conséquence.
Exigences de prévention des épidémies pour la reprise du travail et de la production à Shanghai
Les entreprises peuvent désormais aménager différentes zones, classées par couleurs en fonction de leur niveau de risque. Ainsi, elles peuvent aménager des zones vertes (production normale), bleues (observation des nouveaux arrivants), jaunes (contact étroit ou sub-étroit), rouges (infection), qui doivent toutes être séparées les unes des autres.
Les zones présentant le même niveau de risque doivent être divisées en unités de gestion plus petites afin de réduire les flux et les contacts entre les employés des autres zones. Des normes de prévention différentes seront mises en œuvre dans chaque zone, en fonction du degré de contact avec l’extérieur.
Tout en appliquant l'isolement physique entre les zones, les entreprises suivront la gestion des lieux de travail et de résidences, où le personnel devra travailler et vivre, afin de minimiser les contacts entre les employés de différentes zones.
Dans le cas des zones de remise (entrées et sorties, les cours de chargement et de déchargement, entrepôts), des zones de production et d'exploitation, des zones d’habitation, des zones de santé publique, ou encore des espaces publics, une classification sera mise en place.
Enfin, les entreprises sont tenues de mettre en œuvre les tests PCR et antigénique conformément aux exigences de gestion correspondantes de chaque zone :
- Les entreprises de la zone scellée et contrôlée doivent se conformer à deux tests par jour, le test antigénique le matin et le test PCR le soir.
- Ceux qui se trouvent dans la zone de contrôle doivent se soumettre à des tests antigéniques quotidiens, plus un test PCR tous les deux jours.
- Les entreprises situées dans la zone de prévention doivent effectuer des tests antigéniques tous les jours, avec un test PCR tous les cinq jours.
Du personnel fixe doit être prévu dans les usines pour recevoir, charger et décharger, stocker, desceller et désinfecter les fournitures. Les passagers du véhicule doivent présenter un test PCR négatif de moins de 48 heures ou un test antigénique négatif dans les 24 heures.
Les entreprises doivent établir des zones d'isolement temporaire proportionnelles au nombre d'employés. Celles ayant un grand nombre d'employés doivent établir des hôpitaux de fortune. En cas de test antigénique ou PCR anormal, l'employé doit faire un rapport au centre local de contrôle et de prévention des maladies, et être placer en zone d'isolement temporaire. Les contacts proches concernés doivent être placés dans une autre zone d'isolement.
Le gouvernement de Shanghai a également publié une série de mesures de soutien pour aider les entreprises à surmonter les difficultés, telles que la réduction du loyer, le report de l'assurance sociale, les aides financières, et les incitations fiscales. Le gouvernement chinois a de manière générale mis en place un certain nombre de mesures fiscales adaptées, aux fins d’accompagner au mieux les entreprises :
- Sur la TVA, avec la mise en place d’un plan d’exonération pour les petits contribuables, ainsi que d’un plan de remboursement de crédits de TVA de grande ampleur venant à s’appliquer à l’ensemble des micros et petites entreprises.
- En matière de déduction fiscale, avec l’accès à la déduction pour les petites et moyennes entreprises pour l’achat d’équipements, ainsi que l’augmentation de la déduction des dépenses de R&D, étendue à l’ensemble des petites et moyennes entreprises technologiques.
- Une réduction du taux effectif de l’impôt sur les sociétés pour les petites entreprises à faible bénéfice, passant de 20% à un taux de 2,5 ou 5% en 2022 selon le bénéfice de l'entreprise, et qui ne pourra excéder 5% jusqu’au 31 décembre 2024. Ainsi qu’une réduction d’un ensemble de taxes et de surtaxes pouvant aller jusqu’à 50%, pour l’ensemble des petites entreprises à faible bénéfice, initialement réservée aux petits contribuables de la TVA.
- La prolongation des périodes de report de paiement de certaines taxes pour les deux premiers trimestres de 2022.
Comment gérer les relations avec le personnel pendant le confinement ?
En cette période de pandémie, la stabilité de l'emploi est la priorité absolue du gouvernement. Le gouvernement essaie de ne favoriser aucune partie de manière excessive et de maintenir des relations de travail harmonieuses et stables, plutôt que de les rompre. Il souhaite plutôt que les employeurs et les employés tiennent compte de la situation sanitaire et en partagent les conséquences.
La Cour suprême et les hautes cours locales ont publié des orientations et des "avis" judiciaires sur l'application de la réglementation du travail en réponse aux litiges survenant pendant cette période.
Un nouveau document publié sous forme de FAQ par le tribunal populaire supérieur de Shanghai et le bureau des ressources humaines sur le traitement des conflits du travail liés à la pandémie, répond à plusieurs questions sur le sujet. Selon le gouvernement de Shanghai, les conflits du travail survenant dans ces circonstances doivent être résolus selon quatre principes fondamentaux, à savoir l'harmonie, la négociation, l'équilibre et la diversification.
Signature et renouvellement des contrats
Si l'employeur n'est pas en mesure de conclure ou de renouveler les contrats de travail en temps voulu en raison de la situation sanitaire ou des mesures de prévention et de contrôle de l'épidémie, il peut recourir à des solutions électroniques ou reporter raisonnablement la conclusion ou le renouvellement d'un contrat de travail écrit par des négociations démocratiques.
Lorsque l'employé demande un double salaire pour la période de non-signature ou de non-renouvellement du contrat de travail écrit, cette demande ne sera pas retenue par le tribunal.
Paiement des salaires et traitements
Lorsqu'un employé contracte le COVID-19, sous forme asymptomatique ou à un contact étroit avec un cas confirmé, il est placé en quarantaine ou en observation médicale et ne peut donc pas fournir un travail normal. Conformément au paragraphe 2 de l'article 41 de la loi sur la prévention et le contrôle des maladies infectieuses de la République populaire de Chine, l'employeur doit payer le salaire de l'employé conformément à la norme salariale pour des heures de travail normales pendant la période d'isolement.
Lorsque l'employé doit encore s'arrêter de travailler pour suivre un traitement après la période d’isolation, l'employeur doit lui verser les salaires selon les normes applicables à la période de récupération. Période pendant laquelle l'employeur ne peut pas licencier l'employé souffrant d'une maladie ou d'un accident non professionnel et est responsable du paiement d'une partie du salaire conformément à la loi.
Lorsque l'employé ne peut pas se rendre au travail normalement en raison de la situation épidémique, et qu'il réclame le versement d’un salaire, les demandes peuvent être traitées différemment selon les circonstances :
- Si l'employé peut travailler à distance, cela est considéré comme une présence normale, et l'employeur doit payer les salaires selon la norme de la présence normale.
- Si l'employeur n'a pas organisé le travail à distance ou que l'employé n'est pas en mesure de fournir un travail, ce dernier peut demander à l'employé d'utiliser ses congés annuels ou d’autres congés en priorité - et payer les salaires selon la norme de paiement des congés correspondants.
- Si les deux cas ci-dessus ne sont pas envisageables, l'employeur peut se référer à la réglementation de l'État sur les salaires versés pendant la suspension du travail et de la production :
- En conséquence, si la période de suspension se situe dans un cycle de paiement des salaires, les salaires seront payés selon les clauses prévues dans le contrat de travail.
- Si la période de suspension dépasse un cycle de paiement des salaires, l'allocation de subsistance est versée par l'entreprise. Elle est généralement égale à 70~80% du salaire minimum et doit être mise en œuvre conformément aux réglementations locales pertinentes.
Selon les avis directeurs du ministère des ressources humaines et de la sécurité sociale, ainsi que l'article 10 des mesures de paiement des salaires pour les entreprises de Shanghai, en cas d’impossibilité de payer les salaires en temps et en heures en cas de suspension d’activité due aux circonstances, le paiement des salaires aux employés peut être temporairement reporté, sans aller au-delà de trois mois.
Résiliation et indemnisation
En cas de conflit avec l'employeur qui ne peut payer les salaires et ne contribue pas aux régimes d'assurance sociale à temps en raison d'une suspension de la production ou d'une difficulté temporaire de production et d'exploitation causée par l’épidémie, les directives encouragent la résolution des conflits par la conciliation, la médiation et d'autres moyens non litigieux.
Lorsque l'employé insiste sur la résiliation du contrat de travail et demande une compensation économique conformément à l'article 38 de la loi sur le contrat de travail, le tribunal doit traiter les demandes en adhérant au principe de prudence et ne doit généralement pas retenir ces demandes.
Selon les réponses officielles du tribunal et du bureau du travail, le travail à distance est considéré comme une réponse raisonnable à l'épidémie devant être acceptée par les entreprises et les employés. Il joue un rôle positif dans la protection employés et le maintien du fonctionnement normal des entreprises.
Si le travail à distance est raisonnable et ne porte pas atteinte aux droits et intérêts légitimes des employés, ces derniers doivent coopérer activement.
Lorsque l'employé insiste sur la résiliation du contrat de travail et demande une compensation économique au motif que l'employeur n'a pas fourni les conditions de travail prévues dans le contrat de travail, le tribunal ne retiendra pas ces demandes.
Terminaison
Selon les avis publiés, les entreprises ne sont pas autorisées à mettre fin au contrat de travail des employés ou à renvoyer les travailleurs détachés à l'agence de détachement au motif que les employés ne peuvent pas fournir un travail normal en raison d'un traitement d'isolement.
Pendant la période de prévention et de contrôle de l'épidémie, si l'employé fait l'objet d'une enquête sur sa responsabilité pénale pour ne pas avoir coopéré aux mesures de prévention et de contrôle, l'employeur peut mettre fin au contrat de travail conformément aux dispositions du point (6) de l'article 39 de la loi sur le contrat de travail.
Si un employé fait l'objet d'une sanction administrative, telle que la détention pour des raisons de sécurité publique, parce qu'il n'a pas appliqué les mesures de prévention et de contrôle, l'employeur peut mettre fin au contrat de travail, si le règlement de l'entreprise le prévoit pour cette circonstance.
Litiges et arbitrages
Si les parties concernées ne sont pas en mesure de demander un arbitrage ou d'intenter une action en justice dans le délai légal en raison de l'épidémie, la prescription de l'arbitrage est suspendue et la période concernée n'est pas comptabilisée dans le délai d'introduction d'une action en justice.
Si les parties ne sont pas en mesure de participer aux activités d'arbitrage ou de contentieux en raison de l'épidémie, les dispositions relatives à la suspension des procédures d'arbitrage ou de contentieux peuvent être appliquées conformément à la loi, sauf disposition contraire.
Règles relatives aux sociétés en sommeil en Chine : Conditions, et conséquences juridiques
La Chine a adopté le concept de société en sommeil, et a d’abord piloté cette politique à Shenzhen à partir du 1er mars 2021.
Le 1er mars 2022, le règlement administratif de la République populaire de Chine sur l'enregistrement des entités de marché et ses règles d'application sont entrés en vigueur.
Une série de réglementations complémentaires est attendue notamment celle organisant les conséquences de la mise en sommeil.
Selon la nouvelle loi, si l'entreprise a rencontré des difficultés opérationnelles en raison de situations particulières (telles que la pandémie, une inondation, etc.), elle peut demander une suspension d'activité, ce qui signifie que l'entreprise peut conserver son existence dans un modèle à faible coût pendant une période pouvant aller jusqu'à trois ans et revenir sur le marché lorsqu'elle sera prête.
La suspension d'activité s'applique aux situations dans lesquelles le fonctionnement normal de l'entreprise est remis en cause par des facteurs tels qu'une catastrophe naturelle, un accident, un incident de santé publique ou de sécurité publique. L'entreprise peut décider de suspendre ses activités pendant une certaine période en fonction de sa propre évaluation.
Pour être éligible, la société ne doit pas figurer sur la liste noire des opérations anormales ou des actes illégaux et malhonnêtes graves, et la demande de suspension d'activité ne doit pas mettre en danger la sécurité nationale, les intérêts publics, les droits et intérêts des contreparties commerciales, etc.
Les gouvernements locaux peuvent élaborer leur propre politique en fonction de leurs situations respectives. Par exemple, le gouvernement de Shenzhen prévoit que la société qui demande une suspension d'activité doit être établie depuis au moins un an et que la date de fin proposée pour la suspension d'activité doit être comprise dans la période d'activité indiquée sur la licence d'activité.
Obligation de domiciliation suspendue
Normalement, une entreprise doit conserver son adresse de domiciliation pendant toute la durée de son activité. Si l'autorité ne peut pas contacter l'entreprise par le biais de son adresse enregistrée, elle peut être inscrite sur une liste noire et étiquetée comme ayant un "fonctionnement anormal".
Toutefois, pendant la période de suspension de l'activité, cette obligation est assouplie. Lorsqu'elle dépose une demande de suspension d'activité, l'entreprise est tenue de fournir une adresse de signification des documents juridiques, pouvant être différente de l’adresse enregistrée pour recevoir les notifications et documents juridiques. Dans certaines régions comme Shenzhen et Shanghai, le gouvernement autorise également l'entreprise à fournir une adresse électronique pour recevoir les notifications et documents juridiques.
Cela signifie qu'il n'est pas nécessaire de continuer à louer des locaux pendant la période de suspension, car l’entreprise peut utiliser une autre adresse pour recevoir les documents juridiques, permettant d’économiser des frais de location.
Mise en sommeil de l’activité
Une entreprise qui cesse ses activités pendant plus de six mois est étroitement surveillée et sa licence d'exploitation peut être révoquée par l'autorité d'enregistrement. Désormais, après avoir déposé une demande de suspension d'activité, l'entreprise peut suspendre son activité en toute légalité.
Licenciement du personnel
Le règlement ne prévoit pas que la suspension de l'activité puisse être utilisée comme un motif légal de résiliation. L'entreprise doit gérer les relations de travail conformément aux lois et règlements avant de déposer son dossier.
La mise en sommeil n’est pas un motif de licenciement, elle est cependant une base de négociation du licenciement.
Obligations fiscales
Le règlement ne fournit pas de règles claires sur la manière dont la société en sommeil doit s'acquitter de ses obligations fiscales pendant la période de suspension, ce point doit encore être clarifié par l'autorité fiscale compétente.
Un article de Lara Boursier, avocate associée Responsable du bureau de Pékin
